Cuando hay una visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en el centro de trabajo, la ley ordena que el inspector o inspectora tienen que extender una diligencia donde tienen que hacer constar la actuación realizada y las comprobaciones efectuadas, reflejando las materias o aspectos examinados, así como cualquier otro incidencia concurrente.

La diligencia se puede emitir en formado papel o utilizando medios electrónicos, y se tiene que librar una copia a la empresa y otra copia, si procede, a los delegados de prevención. La diligencia librada a la empresa se tendrá que conservar a disposición de la ITSS, durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición

Anteriormente estas diligencias se hacían constar en los libros de Visita que se tenían que conservar durante 5 años desde la última anotación, pero desde el 13 de septiembre de 2016, con la entrada en vigor de la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, estos libros se fueron sustituidos por las diligencias de actuación. Por lo tanto, las últimas anotaciones que puede tener un Libro de Visitas, serían del 12 de septiembre de 2026, por el que, al haber pasado más de cinco años, ya no hay ninguna obligación de conservarlos.

Actualmente, y a todos los efectos, a cada diligencia de la ITSS se tiene que incluir el siguiente:
• Lugar y fecha de expedición de la diligencia.
• Indicación sobre si la diligencia se ha practicado con ocasión de una visita en el centro de trabajo o por comparecencia.
• Identificación de los funcionarios que realizan la inspección y del Cuerpo de funcionarios al cual pertenecen. Si la inspección se realiza por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia la subscribirá el inspector que dirija las actuaciones, quien tiene que reflejar la identidad de los otros funcionarios que hubieran intervenido.
• Datos de la empresa/centro de trabajo en el cual se realiza la actuación inspectora, teniendo que reflejarse, cuando sea posible, la siguiente información: nombre/razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.
• Nombre y apellidos, DNI/NIE, en su caso, de la persona que haya atendido el funcionario actuando en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
• Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiera producido.
• Materias o aspectos examinados y otras circunstancias concurrentes.

Si en la diligencia se formulara un requerimiento de enmienda de deficiencias, esta contendrá las anomalías o deficiencias observadas, con indicación del plazo para su enmienda. Se tiene que señalar el incumplimiento detectado e indicar que la persistencia en los hechos infractores dará lugar a la práctica de la correspondiente acta de infracción, si no se hubiera practicado inicialmente.